浙江中醫(yī)藥大學汪佳麗、河南省周口市財政局王震
《中國政府采購》雜志2022年第11期
大型儀器設備是高校人才培養(yǎng)、科研創(chuàng)新、社會服務和文化傳承工作的重要支撐和助推力量。近幾年，隨著《國務院關于國家重大科研基礎設施和大型科研儀器向社會開放的意見》(?國發(fā)〔2014〕70號)?的發(fā)布，對大型儀器設備的使用效率、績效產(chǎn)出以及開放共享提出了更高的要求。2021年3月，浙江省全面深化改革委員會印發(fā)了《浙江省數(shù)字化改革總體方案》，方案要求通過數(shù)字化技術、數(shù)字化思維來推動各地各部門流程再造、數(shù)字賦能、高效協(xié)同、整體智治，推進省域治理體系和治理能力現(xiàn)代化。面對大型儀器管理上的困境，如何通過數(shù)字化智慧管理系統(tǒng)平臺的建設，在對大型儀器實現(xiàn)全過程管理的同時提高科技資源的利用效率、發(fā)揮大型儀器的績效產(chǎn)出，成為一個重要且迫切的問題。
一、高校大型儀器管理面臨的困境
（一）投入與產(chǎn)出的矛盾
大型儀器投入巨大，但論證卻往往不充分、不科學。在項目立項階段，大型儀器購置前的論證流于形式，包括必要性、可行性、績效目標等論證不到位。在項目必要性上，未能從項目必要功能出發(fā)提出采購需求，部分設備配置很高，但實際使用中只用到最基本的功能，或是立項時沒有對已有同類儀器的情況進行了解，造成重復購置；在可行性上，對操作人員的要求不明確，導致儀器購買后使用人員操作能力跟不上，加上培訓不足，儀器長期閑置，造成優(yōu)質(zhì)資源浪費，又或是場地未落實，儀器到貨后長期未開箱驗收；對于項目所要實現(xiàn)的績效目標不明確，后期無法與成果掛鉤進行考核，投入巨大卻效果甚微。
在項目立項后、采購前，往往還需要采購論證，主要針對儀器設備的技術參數(shù)和售后服務、質(zhì)保期等商務需求進行論證優(yōu)化，最終確定用于招標采購的需求方案。在這個環(huán)節(jié)，調(diào)研也不夠充分，對于市場中能夠實現(xiàn)同等功能的儀器了解不夠，技術參數(shù)指向某一特定品牌等情況時有發(fā)生；儀器的后期運行維護費用、零配件更換費用等也未調(diào)研清楚，導致后期需要維護和更換零配件時非常被動，只能通過單一來源等方式進行，在價格談判時處于劣勢地位。績效考核機制缺乏。目前，各高校設備管理普遍缺乏有效約束機制，設備的產(chǎn)出與前期立項不掛鉤，設備使用效益與單位發(fā)展相關性不大。例如，對于前期立項申請時預定的產(chǎn)出目標的實現(xiàn)程度、產(chǎn)出與投入的相當程度等，缺乏有效的投入產(chǎn)出效益評估機制和績效考評機制（如每臺儀器培訓人數(shù)、實驗項目數(shù)、獲得專利數(shù)與論文數(shù)等成果考核）。
（二）節(jié)點管理與連續(xù)管理的矛盾
大型儀器管理過程是一個有機整體，一般包括項目立項、采購論證、采購組織、供貨安裝、設備驗收、設備使用、維護維修和設備報廢等生命不同階段，每個階段相互聯(lián)系又互相影響。由于每個階段管理部門不同，為了提高對大型儀器的管理，基本都建立了各自的管理系統(tǒng)，如采購管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、大型儀器共享平臺等。但這些系統(tǒng)數(shù)據(jù)都是相對獨立的，環(huán)節(jié)也都是分段不連續(xù)的，數(shù)據(jù)信息得不到有效共享，形成了一個個數(shù)據(jù)信息孤島，無法對大型儀器各環(huán)節(jié)進行綜合、統(tǒng)一數(shù)據(jù)分析，導致無法為后續(xù)采購提供可靠的參考和依據(jù)，容易造成資源的浪費，也無法對于儀器是否實現(xiàn)績效目標進行定量考核。對于高溫、高壓、高速等高危險性的儀器設備，更是沒有專門針對的安全措施和跟蹤管理，而且，對于使用部門來說，每個階段應該在哪個管理系統(tǒng)操作也往往缺乏了解，管理成本大大增加。
（三）重視采購而忽視使用的矛盾
就目前的實際情況來看，對于大型儀器，往往對前期立項、招標采購、產(chǎn)品驗收很重視，而到了真正使用時，對技術人員進修和操作培訓少之又少，實驗隊伍對大型儀器設備的使用、維修、保養(yǎng)了解不深，造成儀器設備使用率不高、維修頻率卻很高。
（四）開放共享要求與科研運行體制的矛盾
目前高校的科研都是課題組和項目制運行模式，尤其是高端精密儀器，往往是學校頂尖科研團隊和專項項目中購買較多，基本采用誰買誰使用的管理模式，即使學校建設了共享平臺，大多數(shù)團隊也不愿意將儀器放到平臺中開放共用，而科研團隊只要有項目經(jīng)費，也愿意自己采購儀器，而不愿意使用共享儀器，這就導致同類大型儀器重復購置，使用率較低。
二、基于全生命周期管理理念的系統(tǒng)化管理
大型儀器全生命周期包括從項目立項開始到儀器報廢的整個生命周期全過程，而大型儀器設備全生命周期管理是指對所有購置的設備以生命周期的全過程實行一體化動態(tài)管理的行為，即為每臺儀器設備建立生命周期檔案，從每臺設備的立項論證、計劃報批、招標采購、驗收入庫、有效使用、保養(yǎng)維修及報廢處置各個環(huán)節(jié)及工作流程來進行全過程管理。大型儀器全生命周期管理包括從成本角度的全生命周期管理、從績效產(chǎn)出角度的全生命周期管理和從全鏈條管理角度的全生命周期管理三個維度。
從成本角度的全生命周期管理，即采購的成本必須包括儀器購買的成本以及后期維護使用直至報廢所發(fā)生的一切費用，而不僅僅是儀器購買時的價格。許多高精尖儀器，購買時的價格相對來說是比較公開透明的，且通過招標競爭也能夠趨向合理，但是后期的維護成本、零配件的價格以及相關耗材的投入，卻不是那么透明，尤其是對于單一匹配的零配件及耗材，更加需要在立項和采購環(huán)節(jié)就進行全面規(guī)劃，在招標文件及合同中進行明確約定。
從績效產(chǎn)出角度的全生命周期管理，即大型儀器的立項是基于績效目標和效益產(chǎn)出，那么管理重點就必須是儀器報廢前該儀器產(chǎn)生的所有績效是否與原有績效目標相符、是否達成了既定目標（如對于學科發(fā)展、單位整體發(fā)展的貢獻度等），即要從成本收益的角度來分析是否合理。
從全鏈條管理角度的全生命周期管理，意味著儀器生命過程中的每一環(huán)節(jié)都是環(huán)環(huán)相扣、不可分割的，即大型儀器管理必須注重全生命周期過程中的綜合數(shù)據(jù)記錄，通過智慧化平臺節(jié)點控制、自動流轉，信息化與物聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)設備在線預約、設備使用、維修維護、調(diào)劑、出借、賠償、報廢等實時數(shù)據(jù)的同步，每臺儀器都有一個生命周期檔案，管理者可以隨時查閱該儀器任意環(huán)節(jié)中的相關數(shù)據(jù)，通過大平臺大數(shù)據(jù)對儀器使用狀況、績效實現(xiàn)情況、閑置情況等實時分析和相關預警，有效提高儀器使用效率和開放共享服務水平，同時實現(xiàn)數(shù)據(jù)報送的便捷性。
三、大型儀器全生命周期智慧管理系統(tǒng)建設要點
大型儀器全生命周期智慧管理系統(tǒng)是基于績效考核的、立足實驗設施與儀器設備的全生命周期閉環(huán)管理、體現(xiàn)科學規(guī)范的流程化管理體系，也是突出高溫、高壓、高速等高危特殊設備管理的特殊性的大型儀器管理系統(tǒng)，應具有高校大型儀器管理的普遍性業(yè)務邏輯和管理范式，又具有微觀管理的特殊性及未來發(fā)展預測；既需要滿足職能部門大型儀器管理工作的日常管理與服務需求，還需要具有良好的擴展性、滿足未來采購管理變革與發(fā)展的需求；既需要滿足全校各教學院系和職能部門之間儀器管理業(yè)務的協(xié)同處理，還需要滿足各級各類統(tǒng)計報表與實時情況分析，為學校決策提供及時準確的信息和服務。包括項目申報、績效指標的設定、項目論證入庫、采購調(diào)研論證、采購組織執(zhí)行、合同簽訂、驗收使用、后期維護、產(chǎn)出考核等功能環(huán)節(jié)（參見圖1）。
（一）橫跨場景應用，構建全生命周期生態(tài)圈
與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)作對接，實時動態(tài)抓取實驗設施與儀器設備相關數(shù)據(jù)信息，例如資產(chǎn)編號、資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價值、購置日期、現(xiàn)狀、狀態(tài)、使用方向、使用人、放置地點等，拓展GPS定位、設備分組、操作規(guī)程、使用機時、人才培養(yǎng)、科研成果、服務收入、功能利用與開發(fā)等內(nèi)容，實現(xiàn)儀器設備入庫、變更、處置、調(diào)撥、出借、賠償與報廢；與學校采購管理系統(tǒng)對接，通過系統(tǒng)實現(xiàn)采購申請、采購文件審核、合同簽訂及驗收流程的自動流轉，相關材料自動抓取；與財務管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)采購時預算凍結，報銷時材料自動推送和預約；與上級科技主管部門管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析、數(shù)據(jù)智能上報等功能；與學校信息公開平臺對接，實現(xiàn)相關材料公示的自動推送；大型實驗基礎設施與儀器設備實行開放共享，與學校“實驗基礎設施與儀器設備開放共享系統(tǒng)”鏈接，實時展示儀器設備的開放共享狀態(tài)；實驗設施和儀器設備出現(xiàn)故障應及時維修，每年對通用性強的儀器設備開展維護保養(yǎng)，與學校“實驗設施與儀器設備健康管理系統(tǒng)”和“固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)”鏈接或相應字段對接。
（二）內(nèi)嵌管理制度，實現(xiàn)智慧化系統(tǒng)控制
通過系統(tǒng)數(shù)字機器人，根據(jù)上級儀器管理相關法律法規(guī)以及學校大型儀器管理的相關內(nèi)控要求，設計智能控制器，來對規(guī)則、流程、參數(shù)等內(nèi)容進行智能控制，實現(xiàn)自適應內(nèi)控管理、自動化流程控制、自動流程跟蹤、自動填寫表單、自動消息預警、自動報備與發(fā)布數(shù)據(jù)和自動數(shù)據(jù)對接；通過績效考評指標設置與產(chǎn)出效益考核、同類設備存量等來實現(xiàn)項目立項控制和預算控制，通過采購需求管理來實現(xiàn)需求控制，通過合同管理和驗收管理來實現(xiàn)風險控制。
（三）匯總數(shù)據(jù)流，建立學校大型儀器源數(shù)據(jù)庫
為每臺設施與設備建立從立項到報廢的生命周期檔案，包括申購報告、批復文件，論證報告、中標通知書、評標報告、采購合同、招投標文件、評標報告、驗收報告、委托協(xié)議、報關單（進口設備）、說明書、操作規(guī)程、大型設施與儀器設備采購和維修發(fā)票（復印件）、測試費轉賬憑證（復印件）、維修記錄、電子影像、索賠文件等資料合同等。根據(jù)用戶自定義設定要求，實現(xiàn)數(shù)據(jù)查詢、分類、統(tǒng)計等功能，導出、下載和打印儀器設備詳細數(shù)據(jù)內(nèi)容（如立項信息、采購信息、驗收信息、維修信息等）。同時與教育部、科技部等數(shù)據(jù)上報系統(tǒng)鏈接；每臺儀器設備張貼二維碼，展示儀器設備基本信息（包括設備名稱、資產(chǎn)編號、使用人、存放地點、品牌型號、主要參數(shù)及功能、操作規(guī)程等內(nèi)容）、管理信息（維修保養(yǎng)記錄、預約使用記錄、收費記錄等）。分級授予權限，不同權限人員可掃描讀取不同信息，與學校“實驗設施與儀器設備健康管理系統(tǒng)”鏈接。做好供應商信息庫維護，主要包括供應商基本信息、經(jīng)營范圍、主要產(chǎn)品、價格（包括配件、耗材等）、售后服務、誠信度評價等。定期維護相關信息，可隨時添加供應商，對評價差的納入不良供應商名單；對于涉及師生生命安全且高危險性的實驗儀器設備（如壓力容器、液氮罐、高速離心機等特殊設備）的安全管理主要包括設備信息（圖片上傳）、操作規(guī)程、注意事項、使用登記、維護保養(yǎng)等內(nèi)容，與學校“實驗設施與儀器設備健康管理系統(tǒng)”和“固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)”相應字段對接。